Les réunions dans votre entreprise ne sont-elles parfois qu’une perte de temps ? Si oui, vous n’êtes pas seul. Sur plus de 11 millions de réunions formelles tenues chaque jour aux États-Unis, 71 % des participants estiment que ces réunions ne sont pas productives, selon une enquête de Microsoft. C’est près des deux tiers des participants ! Ajoutez à cela les près de 40 % qui admettent s’être assoupis à un moment donné ou les 90 % qui avouent rêver au moins pendant une partie de ces réunions, et vous comprendrez pourquoi les réunions ont acquis une si mauvaise réputation.
Mais si elles sont gérées correctement, les réunions sont tout sauf des rassemblements inutiles qui tuent le cerveau et qui prennent du temps. En fait, ils peuvent réellement augmenter la productivité et la communication malgré le temps qu’ils prennent. Comme Dave l’enseigne à EntreLeadership Master Series, il existe plusieurs façons de garder votre réunion sur la bonne voie et utile. Pour vous aider à organiser de bonnes réunions, nous répertorions quelques-uns des problèmes les plus courants et comment les résoudre.
- Le problème: Les réunions ne commencent jamais à l’heure.
La solution: Benjamin Franklin avait raison. Le temps, c’est de l’argent. Ainsi, lorsque votre personnel arrive, même avec quelques minutes de retard, cela vous coûte cher. Faites savoir par écrit à tous les membres de votre équipe qu’être en retard à une réunion n’est pas une option. Soyez gentil mais clair. Les participants doivent être préparés et prêts à partir, même si cela signifie arriver 10 minutes plus tôt. Vos réunions commenceront à l’heure, peu importe le nombre de personnes manquantes.
- Le problème: Rien ne semble jamais être accompli sauf planifier une autre réunion.
La solution: Fixez-vous un ordre du jour et respectez-le. Dans l’entreprise de Dave, l’horaire peut être modifié jusqu’à une heure avant la réunion. Mais une fois que c’est réglé, c’est réglé. Si quelqu’un s’égare, c’est votre travail en tant que leader de le ramener. Si un problème n’est pas résolu, affectez quelqu’un pour y travailler et faites un rapport à une certaine date, puis passez à autre chose.
- Le problème: Personne ne fait attention.
La solution: Dans le monde ADD d’aujourd’hui, la durée d’attention moyenne est d’environ 10 à 18 minutes. Ainsi, même une réunion de 30 minutes peut amener les gens à vérifier. Gardez votre équipe engagée en demandant des commentaires et évitez les cours magistraux – un tueur d’attention infaillible. Pour les réunions plus longues, prévoyez des pauses. Les autres tueurs de concentration incluent:
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Moment de la journée: Trop tôt ou trop tard peut tuer une réunion plus rapidement que Cleveland n’a pardonné à LeBron James. Selon une étude réalisée par la société de planification en ligne When Is Good, l’heure de session idéale est 15 heures le mardi.
Les jeux de la faim: Si vous planifiez une réunion vers l’heure du déjeuner, assurez-vous qu’il y a un déjeuner. Rien ne déroutera autant quelqu’un que le chant des sirènes des restes de pizza réchauffés au micro-ondes à côté.
Téléphones intelligents : Des études menées par la Marshall School of Business de l’Université de Californie du Sud ont montré que la lecture de SMS et d’e-mails lors d’une réunion est non seulement distrayante, mais également ennuyeuse pour tout le monde autour de vous.
Le même vieux le même vieux : Essayez différents lieux de réunion pour briser la monotonie et stimuler la créativité.
- Le problème: Les réunions durent plus longtemps qu’une saison de la LNH.
La solution: Avez-vous déjà participé à une réunion qui ne fait que durer, prenant deux fois plus de temps que nécessaire ? Nous avons tous, c’est pourquoi c’est une excellente idée de fixer une limite de temps. Ensuite, si la session dérape ou si quelqu’un ressent le besoin de parler sans cesse d’une situation, vous pouvez rappeler à tout le monde que le temps est limité.
L’écrivain Victor Hugo a dit un jour que « aussi courte que soit la vie, nous la rendons encore plus courte par la perte de temps imprudente ». Lors des réunions, gardez toujours ce conseil à l’esprit. Vous, votre équipe et vos résultats en serez tous plus heureux à mesure que la productivité augmente et que tout le monde reste bien informé.
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