Êtes-vous occupé à planifier la saison d’inscription ouverte idéale pour votre entreprise ? Peut-être avez-vous même organisé un salon des avantages sociaux pour fournir aux employés tout ce dont ils ont besoin pour profiter pleinement de leurs options. Si oui, il y a une erreur d’inscription ouverte que vous devez connaître – un problème qui empêche la plupart des entreprises d’atteindre et d’engager plus de personnes. Et la bonne nouvelle, c’est que vous avez encore largement le temps de l’éviter !
Le plus grand obstacle à une période d’inscription ouverte réussie est le TMI (trop d’informations) à traiter en TLT (trop peu de temps). Ce syndrome se manifeste généralement sous la forme d’un salon du bien-être ponctuel qui submerge les employés d’une masse indigeste de mots et de données. Ils repartent avec beaucoup d’informations mais peu de clarté sur le comment, le quand et le pourquoi de l’inscription ouverte.
Ne vous méprenez pas. Nous savons que les intentions derrière ces événements sont au bon endroit ! Mais faire d’une foire aux avantages votre jeu principal ou unique pour l’inscription ouverte, c’est mettre beaucoup trop d’œufs dans le même panier. De plus, cela crée souvent des obstacles à la chose même que vous essayez d’accomplir : communiquer les avantages et inscrire les travailleurs. Voici les problèmes avec une foire aux bénéfices :
- Si cela se produit à une date, ou même à plusieurs reprises, beaucoup de gens ne peuvent pas le faire fonctionner avec leur emploi du temps. Ce sont des occasions manquées d’atteindre les employés.
- Habituellement, toutes les informations ne sont disponibles qu’en format papier.
- Si vous êtes comme beaucoup d’entreprises que nous avons connues et avec lesquelles nous avons travaillé, vous essayez de lancer simultanément de nombreux programmes d’avantages ou de bien-être différents.
- Souvent, il n’y a pas d’échéances précises et strictes. Cela pourrait fonctionner pour les personnes qui sont câblées pour décider rapidement des options d’avantages sociaux. Mais les penseurs ouverts ne bougeront que s’ils sont mus par la peur de passer à côté.
Celui-ci est énorme : l’échec de l’envoi de communications de suivi. Bien sûr, l’organisation et le lancement de la foire ont été un gros effort, mais votre sensibilisation ne peut pas s’arrêter là si vous voulez voir un taux d’inscription et d’engagement élevé.
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Si ces problèmes vous semblent familiers, soyez assurés que nous pouvons vous aider à les éviter et à en faire votre meilleure saison d’inscription ouverte à ce jour. Parlons des moyens de réduire ces obstacles et de connecter plus de personnes que jamais avec les avantages dont elles ont besoin pour être des employés heureux et en bonne santé !
Facilitez l’inscription des employés
Si l’inscription implique des formalités administratives, c’est un obstacle. Surtout s’il y a plus d’étapes d’action après avoir quitté le salon des avantages, comme remplir des formulaires à la maison ou se rappeler de retourner les documents au bureau des RH ! N’y allons pas.
Au lieu de cela, utilisez la technologie dans la mesure du possible afin que les employés puissent cliquer et s’inscrire rapidement avec le moins d’obstacles possible. L’inscription numérique simplifie le processus, car peu importe comment ils ont pris connaissance de vos offres d’avantages sociaux, ils peuvent s’inscrire facilement à leur propre rythme. Cela signifie qu’il n’y a aucune opportunité perdue s’ils ne peuvent pas assister à la foire, ne veulent pas s’engager ce jour-là ou ne veulent pas remplir des formulaires pour revenir. Et si vous pouvez leur permettre de s’inscrire sur place à votre salon, tant mieux !
Multipliez vos messages
S’appuyer sur des approches ponctuelles ou à canal unique est un autre obstacle majeur à l’inscription ouverte. Nous avons déjà dit qu’un seul événement sur les avantages sociaux ou un salon du mieux-être ne réunira pas tous les travailleurs. Mais il existe d’autres exemples de cette approche ponctuelle qui doivent être corrigés.
foires
Envisagez de les tenir à plusieurs dates et à différentes heures ces jours-là. L’heure du déjeuner peut ne pas fonctionner pour certains employés, mais ils pourraient avoir beaucoup de temps pour y assister si vous organisez un autre événement plus tard dans la semaine dans l’après-midi ou le matin. Et si vous êtes une opération multi-sites, ne vous limitez pas à une foire à un seul endroit. Apportez l’excitation et l’apprentissage à chaque site. Et comme mentionné ci-dessus, ne comptez pas sur la foire pour être votre seul point de contact de communication.
e-mails
La portée et l’excitation de l’inscription ouverte ne peuvent pas être contenues dans un seul e-mail. C’est pourquoi vous allez envoyer plusieurs e-mails tout au long de la période d’inscription ouverte. Ne les chargez pas à chaque fois avec chaque détail ou de longues listes. Au lieu de cela, changez ce que vous incluez et gardez la messagerie conversationnelle.
« Vous cherchez des moyens d’être en meilleure forme? »
« Besoin d’inspiration pour mieux gérer vos finances ? »
« Vous savez que votre santé compte… »
Dans la mesure du possible, gardez les e-mails simples et incluez un lien pour vous inscrire en ligne pour ce qui est disponible, comme nous l’avons suggéré ci-dessus.
Texte à rouler
La plupart des téléphones portables ont une capacité de texte, alors pourquoi ne pas l’utiliser pour augmenter les inscriptions cette année ? C’est encore une autre façon de communiquer. Et parfois un texte rapide disant : « Ne manquez pas l’inscription ouverte aux avantages sociaux de cette année ! » avec un lien pourrait être juste la chose pour capturer ces travailleurs difficiles à atteindre.
Sept dates limites d’inscription
Les échéances ne doivent pas toutes se produire à la même date ; en fait, les divers programmes que vous offrez pourraient rendre cela impossible. Mais n’oubliez pas ce que nous avons mentionné à propos des obstacles courants au moment de l’inscription ouverte – il y aura toujours des employés qui entendront qu’il n’y a pas de date limite et qui comprendront qu’il n’y a pas d’urgence.
En tant que professionnel des RH, vous savez que les employés doivent ressentir une certaine urgence à s’inscrire, car vous leur offrez d’excellents programmes susceptibles de changer leur vie dans une direction positive ! Bien sûr, certaines personnes seront autonomes et obtiendront leurs documents. Mais pour d’autres, les délais sont un point d’ancrage utile pour une action qui les encourage à poursuivre leur inscription. Même si la date limite est une date limite promotionnelle ou axée sur les prix, c’est mieux que pas de date limite du tout. Évidemment, les délais sont quelque chose que vous devriez inclure dans vos communications.
Créer un plan de suivi
Comme nous l’avons déjà dit, nous sommes de grands fans des foires aux bénéfices. Mais si vous allez en faire une, elle doit fonctionner en combinaison avec les stratégies énumérées ci-dessus. Et surtout, il doit y avoir un plan de suivi.
À quoi cela ressemble-t-il pour votre entreprise ? Une partie consiste à utiliser plusieurs formes de communication tout au long de la période d’inscription ouverte. Mais vous pouvez suivre quelques étapes supplémentaires pour continuer à vous inscrire après le salon.
Communication en face à face
Ce ne sera pas possible pour toutes les entreprises. Et même les petites opérations pourraient ne pas atteindre tous les employés de cette façon. Mais il existe une énorme opportunité d’aider certains travailleurs en tendant la main individuellement. C’est l’équivalent RH d’une note de remerciement. Disons que vous avez eu une conversation avec quelqu’un à la foire qui semblait sérieusement intéressé mais qui était hésitant ou confus. Ils seraient un excellent candidat pour un e-mail de suivi avec plus d’informations, ou même une invitation à une réunion rapide proposant de répondre à davantage de leurs questions. Ils seront beaucoup plus enclins à s’inscrire s’ils voient que vous êtes prêt à les aider à répondre à toutes les questions qui leur viennent à l’esprit.
E-mails de groupe
À ne pas confondre avec les e-mails généraux que vous prévoyez déjà d’envoyer à tous les employés concernant l’inscription ouverte. Si vous avez conservé une liste de personnes du salon des avantages sociaux qui ont déclaré qu’elles étaient intéressées par des avantages particuliers et souhaitaient plus d’informations, ∫ spécifiques aux différents groupes.
Cette saison d’inscription ouverte est également le moment idéal pour aider les employés à résoudre l’un des problèmes les plus cruciaux du monde du travail d’aujourd’hui : le besoin d’un meilleur bien-être financier. Si vos travailleurs ressemblent à l’employé américain moyen, ils risquent d’être accablés par une lourde dette de consommation et de vivre de chèque de paie en chèque de paie. C’est un problème assez difficile en soi. Mais ce qui rend les choses encore plus difficiles, c’est que les problèmes d’argent ne restent pas seulement à la maison. Ces problèmes suivent vos employés sur le lieu de travail, ce qui entraîne une baisse de la productivité, un absentéisme plus élevé et même une quantité importante de temps à essayer de gérer les problèmes financiers tout en étant chronométré !
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