Chaque propriétaire de petite entreprise sait à quel point il est difficile et déroutant de gérer les soins de santé de ses employés. Inutile de vous dire que les coûts des soins de santé augmentent chaque année à un taux moyen de 5,4 %.1 Tu se sentir ce.
Alors, que doit faire un propriétaire de petite entreprise s’il souhaite fournir une couverture santé mais n’a pas suffisamment d’employés pour rendre rentable l’adhésion à une couverture collective ? Eh bien, une option consiste à mettre en place un accord de remboursement de la santé des petits employeurs qualifiés (QSEHRA).2
Qu’est-ce qu’un QSEHRA ?
A QSEHRA (prononcé Q-Sarah) est une prestation de santé non imposable qui permet aux petites entreprises de moins de 50 employés de rembourser aux employés leurs frais de soins de santé personnels.
La grande chose à propos d’un QSEHRA est qu’il s’agit généralement d’une option plus abordable et plus efficace pour aider vos employés à couvrir leurs frais médicaux que de fournir une option de régime collectif.
Mais votre entreprise devra répondre à certaines exigences strictes de l’IRS avant de pouvoir proposer un QSEHRA.3 Vous êtes admissible à offrir un QSEHRA si votre entreprise :
- Emploie moins de 50 employés à temps plein
- N’offre pas de plan de santé de groupe
- N’offre aucun autre type de remboursement de frais de santé
Quelles sont les limites de remboursement QSEHRA ?
Avec un QSEHRA, votre entreprise rembourse vos employés jusqu’à 5 300 $ par année pour un individu et jusqu’à 10 700 $ pour une famille pour les frais médicaux admissibles.4
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Et le meilleur, c’est que ces remboursements sont en franchise d’impôt pour vous et vos employés. C’est plutôt génial !
Limites maximales de remboursement QSEHRA 2021
| Employé seulement |
Employé et famille |
| 5 300 $ | 10 700 $ |
Comment fonctionne un QSEHRA ?
L’un des avantages de choisir un QSEHRA au lieu d’acheter un plan de santé collectif comme un HMO est que vous avez une certaine flexibilité dans la façon dont vous configurez le plan, et vos employés ont alors une certaine flexibilité dans le type de plan de soins de santé qu’ils choisissent.
Avec un plan de santé de groupe traditionnel, si l’employeur choisit d’offrir uniquement un HMO, alors tous les membres de l’entreprise qui sont éligibles obtiennent un HMO. S’ils veulent un PPO ou un HDHP, ils n’ont pas de chance.
Lorsque vous configurez un QSEHRA, vos employés éligibles paient essentiellement leurs propres dépenses de soins de santé, ils peuvent choisir le plan indépendant souhaité et vous les remboursez. Simple, non ? Bon ça se complique très vite Décomposons en détail le fonctionnement d’un QSEHRA.
1. Concevez votre plan.
Tout d’abord, vous pouvez choisir une limite sur le montant que vous rembourserez à vos employés. Assurez-vous simplement que votre régime respecte les « conditions identiques » de l’IRS, ce qui signifie que vous ne pouvez pas donner plus d’argent à certains employés qu’à d’autres, à quelques exceptions près.5
Dans l’option la plus simple, mais peut-être la plus coûteuse, vous pouvez choisir de rembourser tout le monde jusqu’au maximum autorisé. boom femme
Ou, vous pouvez sélectionner un tarif forfaitaire pour tout le monde. Disons que vous fixez cela à 300 $ par mois. Cela signifie que tout le monde peut obtenir jusqu’à 300 $ de frais médicaux remboursés chaque mois (mais ils seront responsables de couvrir tous les frais au-delà de ce montant).
Vous pouvez proposer différents tarifs en fonction de l’état civil ou des personnes à charge. Dans cet exemple, les employés célibataires reçoivent 300 $ par mois, les employés mariés 600 $ et les familles 900 $.
La dernière façon de le décomposer est par âge. Celui-ci est un peu plus compliqué car les montants doivent être liés à un plan de référence sur le marché individuel. Fondamentalement, vos montants de remboursement sont dégressifs en fonction de l’âge de l’employé. Plus ils sont vieux, plus vous payez.
Vous pouvez également choisir ce que gentil de dépenses de santé à rembourser. Par exemple, vous pouvez le limiter au paiement des primes. Ou vous pouvez rembourser les primes et les dépenses médicales admissibles telles que la quote-part, les ordonnances, les visites chez le dentiste ou les soins de la vue. Vous pouvez également exclure catégories de dépenses, mais vous devez les exclure pour Tout le monde. Encore une fois, assurez-vous de l’appliquer équitablement.
2. Les membres de l’équipe paient leurs propres soins de santé.
Avec un QSEHRA, les membres de votre équipe paient leur propre assurance maladie et leurs factures médicales. Les employés peuvent soumettre des reçus pour le remboursement de tout ce qui est répertorié dans la publication IRS 502, qui contient une longue liste de frais médicaux qualifiés.6 Cela inclut des éléments tels que :
- Les primes d’assurance
- Médicaments sur ordonnance
- Traitements chiropratiques
- Études diagnostiques
- Soins dentaires et orthodontiques
- Examens de la vue et verres correcteurs
- Prothèses auditives
- Services d’urgence
- Prendre soin d’une personne handicapée à charge
- Chirurgie non esthétique
Encore une fois, vous pouvez limiter ce que vous remboursez, tant que les limites s’appliquent à tout le monde.
3. Les membres de votre équipe vous remettent une preuve de paiement.
Cette partie des sons simple au début. Et c’est la plupart du temps, sauf pour une chose : la loi de 1996 sur la portabilité et la responsabilité de l’assurance maladie (HIPAA). HIPAA exige que les plans de santé et la plupart des fournisseurs de soins de santé s’assurent que les informations de santé protégées (PHI) d’un patient sont, bien, protégé.sept Voici quelques exemples de PHI :
- Une facture d’une visite à l’hôpital
- Résultats de laboratoire
- Rapports de chirurgie
- Explication des prestations (EOB) d’une compagnie d’assurance
- Numéros de sécurité sociale, numéros de groupe de plan de santé, numéros de rapport médical et numéros d’identification de patient
Les principaux moyens de présenter une preuve de paiement pour les services sont les reçus du point de service et les formulaires d’explication des prestations. Mais les reçus et les EOB sont considérés comme des informations de santé protégées. Puisque vous seriez, en effet, en train d’administrer un plan de santé en remboursant les frais médicaux en vertu d’un QSEHRA, vous devriez être conforme à la loi HIPAA.
C’est là que l’aiguille raye le disque. La mise en conformité HIPAA nécessite une certification et une formation et implique les quatre principales règles HIPAA.8 Ces règles incluent :
Règle de confidentialité HIPAA
Cette règle garantit que les informations sur la santé d’un patient sont correctement protégées tout en leur permettant de circuler suffisamment librement pour que les gens puissent obtenir des soins de haute qualité.9
Règle de sécurité HIPAA
Cette règle est conçue pour garantir que toute transmission électronique de dossiers de santé respecte les normes établies par le ministère de la Santé et des Services sociaux (HHS) et l’Office des droits civils (OCR) au sein du HHS.dix
Règle de conformité et d’application HIPAA
Cette règle traite de la conformité, des enquêtes et de l’application des règles de confidentialité et de sécurité.11 Il établit également des sanctions civiles pécuniaires et des procédures d’audience.
Règle de notification de violation HIPAA
Cette règle stipule que le HHS doit être informé de toute violation d’informations de santé protégées non sécurisées. Il existe différentes règles selon que la violation a touché plus ou moins de 500 patients.12
Évidemment, c’est super compliqué et grave car si vous ne faites pas les choses correctement, cela peut vous coûter très cher en amendes et pénalités. Aussi, parce qu’il y a un Ton d’informations sensibles dans les dossiers médicaux d’une personne, certains employés peuvent être réticents à les partager avec leur patron. C’est juste quelque chose à considérer.
4. Vous remboursez les membres de votre équipe jusqu’à la limite que vous avez fixée.
C’est la partie facile. Vous avez la preuve, maintenant vous les payez. Il existe différentes façons de le faire, mais cela se fait généralement par le biais de la paie. Dans la grande majorité des cas, les remboursements sont exonérés d’impôt. La principale exception est si l’employé veut se faire rembourser la contribution de son conjoint à leur plan de la santé.
Si votre employé a un remboursement régulier, vous pouvez l’automatiser pour qu’il sorte de son chèque à la même heure chaque mois. Assurez-vous simplement d’obtenir cette preuve de paiement !
C’est toujours une bonne idée de comparer les coûts de mise en place d’un QSEHRA avec le coût d’offrir un plan d’assurance maladie de groupe traditionnel pour voir si c’est vraiment la meilleure option pour votre entreprise.
Si vous décidez d’opter pour un QSEHRA, vous pouvez offrir à vos employés un point de contact dans le secteur de l’assurance pour les aider à choisir le plan qui convient à leurs besoins en matière de soins de santé. Dans ce cas, parlez-en à l’un de nos agents d’assurance indépendants.
Quels employés peuvent profiter d’un QSEHRA ?
Ainsi, la règle générale est que tous les employés sont traités équitablement en vertu d’un QSEHRA. Cela signifie que vous devez inclure tous vos employés à temps plein dans le QSEHRA. Mais vous pouvez choisir d’inclure ou non :
- Employés à temps partiel
- Employés saisonniers
- Salariés de moins de 25 ans au début de l’année du plan
Fondamentalement, toute personne qui obtient un W-2 doit ou chien être inclus, selon le statut à temps plein ou à temps partiel. Les entrepreneurs ou les travailleurs qui obtiennent un 1099 ne peuvent pas être inclus dans un QSEHRA.
Comment un QSEHRA affecte-t-il mes taxes professionnelles ?
Lorsqu’il est temps de déposer vos impôts de petite entreprise, les remboursements en vertu d’un QSEHRA sont comptés comme des déductions. Alors c’est génial. Mais il y a beaucoup de paperasse. Vous devez comptabiliser tous les remboursements et vous assurer que vous êtes en conformité.
Les impôts des petites entreprises sont déjà un problème pour commencer et l’ajout d’un QSEHRA en plus le rend encore plus Suite compliqué. Mais obtenir l’aide d’un conseiller fiscal professionnel, comme l’un de nos fournisseurs locaux approuvés par les impôts (ELP), peut vous apporter une certaine tranquillité d’esprit et vous faire économiser de l’argent. C’est un gagnant-gagnant!
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